Så hanterar Visit Skåne AB personuppgifter

Visit Skåne AB värnar om den personliga integriteten och behandlar personuppgifter på ett ansvarsfullt, säkert och transparent sätt. All behandling av personuppgifter sker i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR) och kompletterande svensk lagstiftning.
Denna integritetspolicy beskriver hur Visit Skåne AB behandlar personuppgifter om personer som kommer i kontakt med oss, exempelvis medarbetare, samverkansparter, leverantörer, kontaktpersoner, samt deltagare vid evenemang, seminarier, utbildningar, prenumeranter på våra nyhetsbrev eller besökare på våra webbplatser.

1.1 Personuppgiftsansvarig

Visit Skåne AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som sker inom bolagets verksamhet.

1.2 Dataskyddsombud

Visit Skåne AB har inte utsett något dataskyddsombud.

Enligt artikel 37 GDPR krävs dataskyddsombud för myndigheter och offentliga organ samt när kärnverksamheten innebär regelbunden och systematisk övervakning av enskilda i stor omfattning eller omfattande behandling av känsliga personuppgifter eller uppgifter om lagöverträdelser.

Visit Skåne AB bedömer att inget av dessa kriterier är uppfyllt och omfattas därför inte av skyldigheten att utse dataskyddsombud.

Visit Skåne AB:s dataskyddsarbete bedrivs inom den ordinarie organisationen genom tydlig ansvarsfördelning, dokumenterade rutiner och regelbunden uppföljning inom ramen för det systematiska dataskyddsarbetet.

1.3 Vad är en personuppgift och vilka personuppgifter behandlas?

En personuppgift är all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande person. Vilka personuppgifter som behandlas beror på vilken kontakt en person har med Visit Skåne AB.

Exempel på personuppgifter som Visit Skåne AB kan behandla är:

namn, befattning och arbetsgivare eller organisation
kontaktuppgifter, såsom e-postadress, telefonnummer och postadress
uppgifter som lämnas i samband med möten, projekt, evenemang, kontaktformulär eller e-post
uppgifter om deltagande i seminarier, utbildningar eller andra aktiviteter
fotografier samt ljud- och bildupptagningar där en person kan identifieras
registreringsnummer för fordon.

Visit Skåne AB behandlar endast de personuppgifter som är nödvändiga för det aktuella ändamålet.

1.4 Hur behandlar Visit Skåne AB personuppgifter?

Behandling av personuppgifter omfattar alla åtgärder som vidtas med uppgifterna, exempelvis genom:

insamling
registrering
lagring
användning
ändring
utlämnande
gallring
radering

1.5 Varför behandlar Visit Skåne AB personuppgifter?

Visit Skåne AB behandlar personuppgifter för att kunna bedriva sin verksamhet och fullgöra sitt uppdrag.

Det kan exempelvis handla om att:

administrera samverkansprojekt

kommunicera med samarbetspartners och leverantörer

hantera avtal
besvara frågor och förfrågningar
administrera seminarier, utbildningar och evenemang
skicka nyhetsbrev och annan information till prenumeranter
genomföra enkäter och utvärderingar
utveckla våra tjänster och vår verksamhet
uppfylla skyldigheter enligt lag eller myndighetsbeslut.

1.6 Vilken rättslig grund har Visit Skåne AB för behandlingen?

Visit Skåne AB behandlar personuppgifter med stöd av någon av de rättsliga grunder i GDPR som är relevanta för den aktuella behandlingen.

Den kan exempelvis vara att behandlingen är nödvändig för att:

fullgöra ett avtal
uppfylla en rättslig förpliktelse
utföra en uppgift av allmänt intresse
tillgodose ett berättigat intresse efter en intresseavvägning
behandla uppgifter efter att den registrerade lämnat ditt samtycke.

Om behandlingen grundar sig på samtycke kan samtycket när som helst återkallas. Ett återkallat samtycke påverkar inte lagligheten av den behandling som skett innan samtycket återkallades.

Den rättsliga grunden ska fastställas och dokumenteras innan behandlingen påbörjas och framgå av bolagets register över personuppgiftsbehandlingar, se punkt 2.3.

1.7 Vem kan ta del av personuppgifterna?

Personuppgifter behandlas av de medarbetare som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter.

Personuppgifter kan även behandlas av leverantörer som tillhandahåller IT-system eller andra tjänster åt Visit Skåne AB. När externa leverantörer behandlar personuppgifter för Visit Skåne AB:s räkning regleras behandlingen genom personuppgiftsbiträdesavtal där GDPR kräver det.

Personuppgifter kan även lämnas ut när det följer av lag, domstolsbeslut eller myndighetsbeslut.

1.8 Offentlighetsprincipen

Visit Skåne AB omfattas av offentlighetsprincipen. Det innebär att handlingar som finns hos bolaget i vissa fall kan vara allmänna handlingar och lämnas ut efter begäran. Därigenom kan bolaget ha en skyldighet att lämna ut personuppgifter.

Innan ett utlämnande sker görs alltid en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

1.9 Behandlas personuppgifter utanför EU/EES?

Visit Skåne AB strävar efter att personuppgifter behandlas inom EU/EES.

Om en personuppgiftsbehandling i undantagsfall skulle innebära att uppgifter överförs till ett land utanför EU/EES säkerställer Visit Skåne AB att överföringen sker i enlighet med GDPR och övrig tillämplig lagstiftning samt att erforderliga skyddsåtgärder finns på plats.

1.10 Hur länge sparar Visit Skåne AB personuppgifter?

Personuppgifter sparas endast så länge de behövs för det ändamål de samlades in för eller så länge Visit Skåne AB är skyldiga att bevara dem enligt lag.

När uppgifterna inte längre behövs gallras eller raderas de enligt gällande lagstiftning och med stöd av Region Skånes regelverk för informationshantering.

Visit Skåne AB arbetar löpande med att tydliggöra hur information ska bevaras, gallras och förvaras i olika system och lagringsytor. Detta omfattar även e-post, som inte ska användas för långtidslagring av information som ska bevaras.

1.11 Automatiserat beslutsfattande

Visit Skåne AB använder vissa automatiserade funktioner för administration och kommunikation, exempelvis utskick av bekräftelser och information i samband med anmälningar till seminarier, utbildningar och evenemang.
Visit Skåne AB använder inte automatiserat beslutsfattande eller profilering som får rättsliga eller på liknande sätt betydande konsekvenser för enskilda personer.

1.12 Rättigheter

När Visit Skåne AB behandlar personuppgifter har den som personuppgifterna berör rätt att:

få information om hur personuppgifterna behandlas
begära ett registerutdrag
begära rättelse av felaktiga uppgifter
begära radering när förutsättningarna enligt GDPR är uppfyllda och uppgifterna inte behöver bevaras enligt annan tillämplig lagstiftning, exempelvis arkivregler
begära begränsning av behandling i vissa fall
invända mot viss behandling
återkalla ett samtycke
i förekommande fall begära dataportabilitet.

1.13 AI

Visit Skåne AB har särskilda riktlinjer för användning av AI.

Personuppgifter får inte användas i allmänt tillgängliga AI-system. Även vid användning av godkända AI-system ska personuppgifter som huvudregel tas bort innan material används, med de undantag som framgår av AI-riktlinjerna.

1.14 Klagomål

Den som anser att Visit Skåne AB behandlar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan kontakta bolaget enligt kontaktuppgifterna i punkt 1.15 eller lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

1.15 Kontakt

Har du frågor om hur Visit Skåne AB behandlar personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss. Ange GDPR i ämnesraden.

Visit Skåne AB
E-post: info@visitskane.com
Telefon: 040-675 30 01 (Reception, Dockplatsen 26, Malmö)